Katrai organizācijā lietotajai materiālajai vai nemateriālajai vērtībai ir jābūt uzskaitītai organizācijas grāmatvedībā. Šis noteikums attiecas arī uz datorprogrammu licencēm, norāda Sanita Meijere, Datorprogrammas autortiesību apvienības valdes locekle.
Praksē nereti nākas saskarties ar situāciju, kad organizācija, atsaucoties uz vispārīgo prasību par dokumentu glabāšanas ilgumu – pieci gadi, vairs nespēj uzrādīt datorprogrammas licences izcelsmi apliecinošus dokumentus, kaut gan konkrētā datorprogramma organizācijā joprojām tiek lietota. Licences izcelsmi apliecinošais dokuments faktiski ir vienīgais ticamais pierādījums, ka datorprogrammas lietošanas tiesības ir iegūtas legālā veidā, līdz ar to, ja šāds dokuments vairs nav pieejams, organizācijai var iestāties atbilstošas juridiska rakstura negatīvas sekas.
Ikvienai datorprogrammas licencei (izņemot bezmaksas datorprogrammu licences, kuru gadījumā organizācijas uzskaites dokumentācijā ir jāsaglabā pati datorprogrammas licence) ir jābūt atbilstoši noformētam iegādes dokumentam, piemēram, kases čekiem vai preču piegādes dokumentiem, kas noformēti atbilstoši turpmāk norādīto grāmatvedības jomu reglamentējošo normatīvo aktu prasībām.
Tāpat kā citām materiālām vai nemateriālām vērtībām, arī datorprogrammu licencēm organizācijas grāmatvedības politikā ir jāparedz to izmantošanas ilgums, kas var tikt definēts kā izmantošana uz nenoteiktu laika periodu. Tomēr praksē biežāk tiek izvēlēts noteikts laika periods atkarībā no datorprogrammas licences veida, piemēram, OEM (original equipment manufacturer) licencēm izmantošanas laiks būs vienāds ar paša datora vai citas iekārtas, kurā datorprogramma ir instalēta, izmantošanas laiku, bet pret vīrusu programmām parasti tas būs viens gads, savukārt biroja aplikācijām (piemēram, Microsoft Office vai specifiskākām datorprogrammām – ADOBE, AUTODESK) var noteikt izmantošanu līdz jaunas versijas iznākšanai vai uz nenoteiktu laiku. Visilgākais izmantošanas laiks parasti ir relatīvi dārgiem risinājumiem, individuāli izstrādātām datorprogrammām, pašas organizācijas radītām datorprogrammām. Tomēr starptautiskajā praksē pieņemts, ka izmantošanas laikam nevajadzētu pārsniegt divdesmit gadus. Ar mūsdienu straujo tehnoloģiju attīstību pat divdesmit gadi šķiet neiespējami ilgs laika periods.
Organizācijās visplašāk sastopamais licenču iegādes veids ir lielapjoma licenču līgumi. Atkarībā no līguma veida pastāv nianses pareizā šādi iegūto licenču atspoguļošanā grāmatvedībā. Šīs licences tiek dēvētas par vārda licencēm (named liccenses) un tiek izsniegtas konkrētajai organizācijai. Licences līgums nosaka atļauto maksimālo lietotāju skaitu (atsevišķos gadījumos vienlaicīgo lietotāju skaitu) un citus būtisku nosacījumus, piemēram, cenu aizsardzību papildus pasūtījumiem noslēgtā līguma ietvaros, garantiju, norēķinu kārtību – priekšapmaksa, dalītais maksājums, abonēšana, īre ar izpirkumu termiņa beigās vai bez tā. Parasti organizācijai ir ierobežotas tiesības licences līgumu pārdot citai organizācijai, tam ir nepieciešams saņemt ražotāja atļauju. Tomēr licences lietošanas tiesības var tikt nodotas uzņēmumu grupas iekšienē, ja ir saistītie uzņēmumi un viena uzņēmuma īpašumā ir kapitāla daļas otrā uzņēmumā vismaz 50% apmērā. Protams, šis ir vispārīgs princips un var būt atšķirības nosacījumos atkarībā no katra datorprogrammu ražotāja licenču politikas.
Lai pareizi organizācijas grāmatvedībā atspoguļotu iegādātās datorprogrammu licences, ir svarīgi izvērtēt, kuram licenču tipam konkrētā licence pieder – OEM, “kastīšu” licences vai lielapjoma licenču līgums, ar nomu vai bez tās, ja ir noma – ar izpirkumu termiņa beigās vai bez izpirkuma.
Visu S.Meijeres rakstu par datorprogrammu licenču iegrāmatošanu var lasīt žurnāla Bilance 344. numurā, ko abonenti var lasīt arī žurnāla elektroniskajā arhīvā.
