Uzņēmumu īpašnieku vidū ir dzirdēts kāds joks, ka uzņēmums būs tik veiksmīgs, cik laba būs tā grāmatvedība. Iespējams, kādam tas asociējas ar 90o gadu uzņēmējdarbības pieeju, bet kādam tas arī šodien ir aktuāls no tā aspekta, ka daudzu uzņēmumu īpašnieku izpratne par grāmatvedību sākas un beidzas ar obligātajām atskaitēm. Taču labi pārvaldīta grāmatvedība palīdz uzņēmumam ieraudzīt un sakārtot dažādus procesus, kas var veicināt tālāku tā izaugsmi. Nelielam uzņēmumam, kuram algot grāmatvedi kā štata darbinieku noteikti neatmaksājas, šodien izvēle ir faktiski starp divām opcijām – meklēt to ārpakalpojumā vai uzticēties grāmatvedim “mākonī” jeb jaunākajiem IT risinājumiem.
Grāmatvedis ārpakalpojumā
Ja rēķinu un darbinieku uzņēmumam nebūs pārlieku daudz (vismaz sākuma posmā), ir skaidrs, ka grāmatvedības jautājumu kārtošanai var vai nu piesaistīt ārpakalpojuma veicēju, vai darīt to pašu spēkiem. Pirmajā gadījumā, piesaistot individuāli praktizējošu grāmatvedi (parasti apkalpo vairākus desmitus uzņēmumu vienlaikus), izmaksas svārstīsies no aptuveni 150 līdz 500 eiro mēnesī atkarībā no rēķinu un darbā pieņemto darbinieku skaita. Savukārt, ja darba apjoms ir lielāks un ārpakalpojumā tiks piesaistīts grāmatvedības pakalpojumu uzņēmums, mēneša maksa būs krietni augstāka.
Te būtiski atzīmēt, ka piesaistītā grāmatveža kompetencei ir tikpat liela nozīme, kā tad, ja kā liels uzņēmums to algotu uz pilnu slodzi štatā. Grāmatvedība ir joma, kas pieprasa precizitāti un spēju pielāgoties, jo šajā nozarē ļoti bieži mainās normatīvais regulējums. Grāmatvedim ne tikai jāpārzina atbilstošie likumi un Ministru kabineta noteikumi, bet arī jāprot tos pareizi pielietot.
Lai pārliecināto par kompetenci un nodrošināto pakalpojumu kvalitāti, svarīgi zināt, ka līdz 2023. gada 1. jūlijam ārpakalpojuma grāmatvežiem ir nepieciešams iegūt licenci, kas dod tiesības sniegt grāmatvedības pakalpojumus. Par licences esamību varēs pārliecināties Valsts Ieņēmuma dienesta (VID) ārpakalpojumu grāmatvežu publiskajā reģistrā.
Savukārt tie ārpakalpojuma grāmatveži, kuri nebūs saņēmuši licenci, vairs nedrīkstēs sniegt pakalpojumus.
Pašu spēkiem, bet ar IT risinājumu atbalstu
Vēl viena iespēja ir vest grāmatvedību pašam, ņemot talkā kādu no praksē pārbaudītiem IT risinājumiem. Kā norāda viens no šādu risinājumu izstrādātājiem, uzņēmuma Jumis Pro vadītājs Viesturs Slaidiņš, viss ir atkarīgs no katra uzņēmuma biznesa specifikas, taču neliela uzņēmuma gadījumā robots jau šobrīd var paveikt lielu daļu no grāmatveža darba.
“IT risinājumu izvēle grāmatvedībā ir lielā mērā atkarīga no uzņēmuma biznesa specifikas. Nelielām kompānijām grāmatvedību bieži nodrošina ārpakalpojumu sniedzēji. Modernākie un efektīvākie grāmatvedības biroji izmanto mākonī balstītas uzņēmumu vadības sistēmas, kurās līdzdarbojas arī kompāniju darbinieki. Piemēram, nelielam uzņēmumam daudz ērtāk, efektīvāk un arī finansiāli izdevīgāk ir sistēmā izrakstīt rēķinus pašam, nevis, ka to viņa vietā darītu grāmatvedības birojs. Saņemto pakalpojumu un pirkumu rēķinus vai čekus pats uzņēmuma darbinieks var nofotografēt, sistēma automātiski to digitalizē, un tad grāmatvedis tos tikai apstrādā atbilstoši grāmatvedības likumu normām. Šādas iespējas nodrošina mūsdienīgas grāmatvedības sistēmas, piemēram, mākoņpakalpojums Jumis,” norāda V. Slaidiņš.
Kopumā grāmatvedības sistēmas gadu gaitā izaugušas no specifiskiem rīkiem grāmatvedības darbību veikšanai par vispusīgiem palīgiem uzņēmumiem. Tajās var paveikt patiešām daudz – ievadīt čeku un rēķinu datus, apstrādāt bankas dokumentus, sagatavot un iesniegt visas valsts iestāžu prasītās atskaites, veikt materiālu uzskaiti, aprēķināt darba algas, sekot līdzi naudas plūsmai, uzskaitīt strādājošo darba stundas un veikt citas darbības.
Grāmatvedība kopsolī ar bankas kontu – ērts pārvaldības risinājums uzņēmumiem
Lai uzņēmumiem ikdienā būtu ērtāk pārvaldīt savus kontus un būtu iespēja veidot grāmatvedības darbu daudz efektīvāku, Swedbank sadarbībā ar Jumis saviem klientiem piedāvā kontu pārvaldības risinājumu Swedbank Gateway grāmatvedības programmatūras savienošanai ar bankas pakalpojumiem. Risinājums tiek integrēts uzņēmuma informācijas vai grāmatvedības sistēmā, kas ļauj strādāt ar Swedbank informāciju tieši no savas uzņēmuma vadības sistēmas, kā arī rīkoties ar saviem Swedbank kontiem visā Baltijā. Šis risinājums paredz arī iespēja saņemt citu banku kontu pakalpojumus.
No šī gada februāra Swedbank Gateway piedāvā vairākus ieguvumus uzņēmumiem un grāmatvežiem:
- ir iestrādājama saite elektroniski nosūtāmajos rēķinos - PDF formātā, e-pastā, SMS, QR kodā vai citos saziņas kanālos;
- rēķinu apmaksa notiek ātrāk;
- ir paredzēta iespēja iegūt precīzas maksājumu detaļas;
- iespējama atkārtota saites izmantošana gadījumos, kad maksājumu detaļas un summa ir vienāda;
- maksājumu saite ir aktīva līdz 90 dienām un nepieciešamības gadījumā termiņu var saīsināt. Tas nozīmē, ka rēķina saņēmējs savas bankas internetbankā atver jau gatavu maksājumu uzdevumu, kuru var ērti un ātri apmaksāt.
Šī pakalpojuma izmantošana uzņēmuma mēnesī var izmaksāt vidēji no 25 eiro līdz 50 eiro, taču atsevišķi pakalpojumi pieejami arī bez maksas.
Ko sagaidīt nākotnē jeb kad mākslīgais intelekts veidos atskaites?
Runājot par “mākoņ-grāmatvedības” attīstību, V. Slaidiņš norāda uz aizvien plašāku automatizāciju un mākslīgā intelekta iesaisti ikdienas grāmatvedības pakalpojumu nodrošināšanā.
“Attīstoties automatizācijai un mākslīgajam intelektam, arvien vairāk rutīnas uzdevumus varēs paveikt sistēmas. Jau šobrīd redzam, ka Skandināvijas valstīs ir izveidoti tādi grāmatvedības risinājumi, kuros lielu daļu no grāmatvedības funkcijām var paveikt dators. Maziem uzņēmumiem vairs nav vajadzīgs grāmatvedis, jo nepieciešamās atskaites sistēma izveido pati. Grāmatvežu profesija nepazudīs, tikai mainīsies tās uzdevumi, – samazināsies datu ievades un manuālo rutīnas darbu apjoms un biežāk būs nepieciešamas finanšu konsultācijas, likumu normu skaidrošana, citi intelektuāli ietilpīgi uzdevumi.”
Saistītie raksti:
