Swedbank Gateway jeb jūsu uzņēmuma grāmatvedības sistēmas automātiskais savienojums ar Swedbank internetbanku ir viens no risinājumiem, kas būtiski atslogo grāmatvežus no manuāla darba un ļauj pievērsties kam svarīgākam.
Par to, kā mainās uzņēmuma ikdienas darbs, izmantojot biznesa vadības sistēmas automātisko savienojumu ar Swedbank, runājām ar “Excellent Latvia” valdes locekli Elvi Kvalbergu.
“Excellent Latvia” izstrādātajām biznesa vadības sistēmām “Standard Books” un “Standard ERP” nu jau kādu laiku ir nodrošināts automātisks savienojums ar Swedbank sistēmu. Kā atzīst Elvis Kvalbergs, šis risinājums uzņēmumu grāmatvedībai ļauj kļūt efektīvākai, jo manuālo banku ierakstu ievadīšanu tagad veic automatizētas sistēmas.
Grāmatvedis vairs nav datu ievadītājs
Uzņēmumi, kas izmanto "Standard Books" vai “Standard ERP” programmatūru, var veikt Swedbank bankas operācijas tieši no biznesa vadības sistēmas. Tas nozīmē, ka datu apmaiņa starp Swedbank un biznesa vadības sistēmu notiek automātiski 24 stundas diennaktī, un tos grāmatvedim vai kādam citam darbiniekam nav nepieciešams manuāli eksportēt un importēt.
“Informācija par konta stāvokli, maksājumu apstrādi un darījumiem automātiski uzreiz nonāk uzņēmuma biznesa vadības sistēmā “Standard Books” vai “Standard ERP”. Un otrādi - ja vēlaties apmaksāt rēķinu, maksājumu veiciet grāmatvedības programmā, un to uzreiz no sistēmas varat nosūtīt arī bankai. Šādi var nosūtīt piegādātāju rēķinu maksājumu uzdevumus, avansa norēķinus, kā arī algu maksājumus tieši no grāmatvedības programmas. Vairs nav nepieciešams eksportēt dokumentu no grāmatvedības sistēmas un manuāli to importēt internetbankā,” stāsta Elvis Kvalbergs.
“Vienkārši sakot, šāds risinājums ļauj grāmatvedim strādāt vienā sistēmā - uzņēmuma biznesa vadības sistēmā. Bet vadītājam atliek vien internetbankā maksājumus apstiprināt,” viņš saka.
“Tāpat grāmatvedības sistēmā automātiski katru rītu nonāk uzņēmuma iepriekšējās dienas bankas izraksts. Līdz ar to vairs nav nepieciešams manuāli saglabāt dokumentu uz datora un augšupielādēt to programmā.”
Automātiskais savienojums ar banku ietver arī automātisku maksājumu, maksājumu uzdevumu, priekšapmaksas, grāmatojumu izveidi u.c. Šīs iespējas grāmatvedim ik mēnesi sniegs ievērojamu laika ietaupījumu.
Sistēma pati veido finanšu ierakstus
Elvis Kvalbergs stāsta, ka programmā “Standard Books” vai “Standard ERP” jauno risinājumu ir iespējams arī apmācīt: “Tas līdztekus tādiem darījumiem kā pārdošanas un pirkuma rēķinu apmaksa bankas izrakstā saprot arī cita veida darījumus un spēj grāmatveža vietā pats veidot finanšu ierakstus. Piemēram, programmai var iemācīt, ka maksājumi ar noteiktu apzīmējumu ir saimnieciskās izmaksas vai kredīta atmaksa, un turpmāk visi maksājumi ar šādu apzīmējumu tiks atspoguļoti pareizajos kontos.”
Noderīgs risinājums grāmatvedības birojiem
Automātiskā saskarne ar Swedbank ir ideāli piemērota arī grāmatvedības birojiem. Ja iepriekš dokumenti no grāmatvedības biroja klientiem tika saņemti reizi mēnesī un biroja darbiniekam tos bija nepieciešams ievadīt grāmatvedības sistēmā manuāli, tad tagad darbinieks var redzēt sava klienta naudas kustību tieši programmā. Visa informācija par maksājumiem, ieņēmumiem un citiem darījumiem automātiski tiek apmainīta starp Swedbank un uzņēmuma biznesa vadības sistēmu.
Ja grāmatvedības birojā tiek izmantoti standarta konta plāni un programmatūrai jau vienreiz ir iemācīti visi kontējumi, tad to pašu shēmu bez liekām grūtībām ir iespējams izmantot arī visu citu klientu gadījumā.
Ērtāka kļuvusi arī datu apmaiņa ar citām bankām
“Kopš savienojums starp Swedbank un "Standard Books" un “Standard ERP” ir kļuvis automātisks, grāmatvedības programma ir kļuvusi daudz ērtāka arī attiecībā uz citu banku izmantošanu. Turklāt tagad sistēma ļauj importēt arī citu banku izrakstus, piemēram, labi darbojas integrācija ar SEB, un drīzumā būs arī ar Citadeles un Luminor banku izrakstiem, ko tagad iespējams importēt grāmatvedības sistēmā, un programma uzreiz pati atradīs rēķinu, pie kura šo maksājumu piesaistīt. Līdztekus ieņēmumiem un izdevumiem tiek izveidoti arī finanšu ieraksti,” saka Elvis Kvalbergs.
Pievērsties tam, kas rada lielāku vērtību
“Excellent Latvia” pieredze rāda, ka jo vairāk uzņēmumā tiek izmantoti dažādi digitālie risinājumi, jo darbinieku laika ietaupījums ir lielāks un darba efektivitāte - augstāka. Tā rāda vairāku “Excellent Latvija” klientu pieredze, kas ikdienā izmanto Swedbank saskarni, banku izrakstu importēšanu un līdztekus tam ieviesuši arī citus digitālos risinājumus - e-rēķinu nosūtīšanu un saņemšanu, čeku digitalizāciju u.c.
Visas šīs iespējas kopā palīdz arī grāmatvedim atbrīvoties no apnicīgā datu ievadīšanas darba un pievērsties uzdevumiem, kas uzņēmumam rada lielāku vērtību.
Piemēram, datu ievadīšanas vietā grāmatvedis var nodarboties ar uzņēmuma finanšu rezultātu analīzi, uzlabot grāmatvedības sistēmas darbību kopumā un būt par svarīgu partneri uzņēmuma vadībai grāmatvedības un finanšu jautājumos.
Modulārās biznesa vadības sistēmas - risinājums jebkuras nozares uzņēmumam
Kā stāsta Elvis Kvalbergs, labām biznesa vadības sistēmām šobrīd vairs nav tikai grāmatvedības programmas funkcijas. Tās ietver datu pārvaldīšanas un automātiskas konsolidēšanas iespējas vairākiem uzņēmuma procesiem un jomām. Piemēram, “Standard Books” un “Standard ERP” biznesa vadības sistēmas ietver plašu funkcionalitāti - sākot ar grāmatvedības, noliktavas, pārdošanas un CRM sistēmu, servisa, ražošanas, e-komercijas vadību līdz pat digitālā biroja risinājumam, personāla pārvaldībai un biznesa analītikai. Bet būtiskākais - ļauj izveidot savienojumus ar citām sistēmām, tādējādi ļaujot strādāt vienā sistēmā, bet redzēt un pārvaldīt visos biznesa virzienos notiekošo.
Šīs biznesa programmatūras izmanto visdažādāko nozaru uzņēmumi gan Latvijā, gan Igaunijā - ražotāji, tirgotāji, pakalpojumu sniedzēji, tostarp grāmatvedības uzņēmumi, servisa pakalpojumu sniedzēji, tehnikas apkalpotāji u.c.
“Reizēm uzņēmēji domā, ka biznesa vadības sistēmas nepieciešamas tikai lieliem uzņēmumiem. Tā nav. Jebkurā uzņēmumā, kur datu apstrādei izmanto “Excel”, ir vērts ieviest biznesa vadības sistēmu. Tas būs daudz mūsdienīgāks un efektīvāks risinājums. Tikai jāsaprot, cik plašu un kādas funkcijas nepieciešamas. Biznesa vadības sistēmas “Standard Books” un “Standard ERP” ir piemērotas darbam gan mazos uzņēmumos, gan lielās uzņēmumu grupās, ļaujot vienuviet veikt biznesa datu konsolidāciju, analīzi un procesu pārvaldību. Šāds risinājums ir piemērots arī uzņēmumu grupai, kas strādā dažādās valstīs,” saka Elvis Kvalbergs.
Viņš uzsver, ka abas biznesa vadības sistēmas ir modulāras. Tas nozīmē, ka katrs uzņēmums var paņemt tos moduļus, kas nepieciešami tieši viņam. “Ja uzņēmums nolemj paplašināt savu darbību, nav nepieciešams iegādāties jaunu biznesa programmatūru, jo ir iespēja pievienot esošajai sistēmai jaunus nepieciešamos moduļus.”
